RefWorks - Nutzung Schritt für Schritt
- A. Zugangskennung
- B. Literaturzitate in RefWorks einbringen
- C. Verwaltung Ihrer Daten in RefWorks
- D. Übernahme der Literaturzitate in Ihren Text
A. Zugangskennung
Zugangskennung einrichten
- Gehen Sie zu http://www.ulb.uni-muenster.de/refworks/
- Klicken Sie auf "Für ein neues Nutzerkonto registrieren".
- Die Erstanmeldung muss auf jeden Fall von einem Rechner im Uni-Netz erfolgen (IP-Adressenbereich 128.176.*.*), jedoch nicht über eine VPN-Verbindung.
- Geben Sie dabei bitte Ihre E-Mail-Adresse der Universität Münster (...@uni-muenster.de) an.
- Füllen Sie das Formular aus, klicken Sie auf den Button [Konto erstellen].
- Bitte merken oder notieren Sie sich Ihr Kennwort!
- Sie haben nun eine RefWorks-Kennung!
- Nach der Registrierung sollten Sie bereits in RefWorks eingeloggt sein. Wenn nicht, loggen Sie sich ein.
Anmeldung mit dem Gruppencode außerhalb des Universitätsnetzes
Für die Anmeldung an einem Rechner außerhalb des Uni-Netzes benötigen Sie den Gruppencode der ULB Münster. Den Gruppencode erhalten Sie nach einer erfolgreichen Erstanmeldung in einer Bestätigungs-E-Mail.
- Geben Sie den Gruppencode im Login-Fenster ein und klicken Sie auf [Anmelden].
- Geben Sie anschließend Ihren RefWorks-Nutzernamen und das Kennwort ein.
Login-Daten vergessen?
- Wählen Sie im Login-Fenster den Link "Sie haben Ihre Anmeldedaten vergessen?".
- Geben Sie Ihren RefWorks-Nutzernamen oder die E-Mail-Adresse an, mit der Sie in RefWorks registriert sind. Ihre Login-Daten und der Gruppencode werden automatisch an diese E-Mail-Adresse gesendet.
Nutzung nach der Exmatrikulation
Die Voraussetzung zur kostenlosen RefWorks-Nutzung im Rahmen der Campuslizenz ist eine weiterhin gültige E-Mail-Adresse der Universität Münster. Die "alte" E-Mail-Adresse wird ca. 3 Monate nach der Exmatrikulation endgültig gelöscht. Eine neue dauerhafte E-Mail-Adresse kann über die Mitgliedschaft im Alumni-Club Münster beantragt werden.
Anmeldung im Alumni-Club
Ihre "neue" E-Mail-Adresse sowie den Benutzertyp "Alumni" tragen Sie bitte umgehend in Ihrem RefWorks-Account nach (in der oberen Menüleiste unter "Profil aktualisieren").
Alternativ kann eine individuelle RefWorks-Lizenz erworben werden. Die Kosten liegen bei $100 pro Jahr.
B. Literaturzitate in RefWorks einbringen
Manuelles Einbringen eines Zitats
- Wählen Sie im Hauptmenü "Referenzen".
- Klicken Sie auf "Neue Referenz hinzufügen".
- Wählen Sie aus dem "Gebräuchliche Felder anzeigen für"-Dropdown-Menü den Zitierstil, den Sie normalerweise nutzen. Sie bekommen dann die Eingabemaske für diesen speziellen Stil.
- Wählen Sie im "Zu Ordnern hinzufügen"-Dropdown-Menü Ihre(n) gewünschten Ordner.
- Wählen Sie im "Ref.-Typ"-Dropdown-Menü den Publikationstyp (Buch, Aufsatz usw.), den Sie erfassen möchten. Referenztyp "Zeitschriftenartikel" ist voreingestellt.
- Übertragen Sie die Angaben Ihres Zitats in die vorgesehenen Felder.
- Klicken Sie auf [Referenz speichern] unten auf der Seite.
- Nachdem Sie den Datensatz erstmalig gespeichert haben, können Sie in der Eingabemaske Dateianhänge hinzufügen. Die Größe eines Anhangs beträgt max. 20 MB. Das Standartspeichervolumen für ein RefWorks-Konto beträgt 2 GB (kann auf Nachfrage bis max. 5 GB erhöht werden).
Import eines Zitats unter Nutzung des RefWorks Suchwerkzeugs
Mit diesem Werkzeug können Sie einen Online-Katalog oder freie Datenbanken wie z.B. Pubmed, direkt aus dem RefWorks-Menü durchsuchen.
- Wählen Sie im Hauptmenü "Suchen".
- Klicken Sie auf "Online-Katalog oder Datenbank".
- Wählen Sie aus dem "Suchen"-Drop-down-Menü z.B. GBV-Katalog.
- Sie haben nun die Schnellsuche oder erweiterte Suche zur Auswahl. Tippen Sie Ihre Suchbegriffe in die Suchfelder und klicken dann auf [Suchen].
- Sie erhalten die Suchergebnisse aus der gewählten Datenbank. Wählen Sie die Titel, die Sie in RefWorks importieren möchten.
- Wählen Sie den gewünschten Zielordner (Dropdown-Menü "In Ordner importieren...") und klicken Sie auf [Importieren].
- Die Zitate sind nun nach RefWorks kopiert.
- Schließen Sie das Fenster mit den Suchergebnissen, wenn Sie alle gewünschten Zitate kopiert haben.
Direktimport aus Datenbanken der ULB Münster
Viele Datenbanken aus unserem Angebot verfügen über eine "RefWorks Direkt-Export"-Funktion, die es ermöglicht, Rechercheergebnisse mit einem Mausklick direkt in RefWorks zu übernehmen.
Meistens finden Sie die Direkt-Export-Funktion der Datenbanken auf der "Saved Records"-Seite oder auf der "Export"-Seite.
Eine Liste der meisten für die ULB Münster relevanten "Direkt-Export"-Datenbanken mit Anleitungen für den Direkt-Export haben wir für Sie zusammengestellt.
Treffer aus Datenbanken der ULB Münster speichern und anschließend in RefWorks importieren
Leider haben nicht alle Datenbanken ein Direkt-Export-Funktion wie oben beschrieben. Wenn die Datenbank, die Sie benutzen, also keine solche Funktion bietet, können Sie Ihre Rechercheergebnisse als Textdatei speichern und in einem weiteren Schritt in RefWorks importieren. Die Speicher- und Export-Funktionen sind nicht für alle Datenbanken einheitlich. Nutzen Sie daher unsere Anleitungen für den Direkt-Export für die Datenbanken im ULB-Angebot.
In RefWorks:
- Loggen Sie sich in RefWorks ein.
- Wählen Sie im Hauptmenü "Referenzen" und dann "Importieren".
- Unter der Option "Aus Textdatei" führen Sie folgende Schritte durch:
- Wählen Sie aus dem "Import-Filter/Datenquelle"-Drop-down-Menü den passenden Importfilter.
- Wählen Sie aus dem "Datenbank"-Drop-down-Menü den Namen der Datenbank, aus der die zu importierenden Daten stammen.
- Über die "Durchsuchen"-Funktion wählen Sie die Exportdatei, in der Sie Ihre Rechercheergebnisse vorher gespeichert haben.
- Wählen Sie ggf. den gewünschten Zielordner ("In Ordner importieren").
- Klicken Sie unten auf [Importieren].
- Ihre Zitate werden nun in Ihre RefWorks-Datenbank importiert, und zwar in den "Letzter Import"-Ordner. Von hier können Sie die Zitate nun in den Zielordner Ihrer Wahl verschieben.
C. Verwaltung Ihrer Daten in RefWorks
Ordner anlegen in RefWorks
- Klicken Sie auf den Button [Neuer Ordner] unter dem Hauptmenü.
- Geben Sie Ihrem/Ihren Ordner/n einen Namen und klicken Sie auf [Erstellen].
- Die Übersicht aller Ordner finden Sie unter der Registerkarte "Ordner organisieren & freigeben". Dort können Ordner umbenannt, geleert oder gelöscht werden.
Zitate in Ordnern ablegen oder verschieben
Möchten Sie Referenzen in einem Ordner ablegen, markieren Sie diese und wählen Sie über das Icon [Ablegen in] den gewünschten Zielordner.
Wird eine Referenz in mehreren Ordnern abgelegt, ist sie trotzdem nur einmal in Ihrer Datenbank vorhanden. Es werden dadurch keine Dubletten erzeugt, vielmehr kann die Referenz aus verschiedenen Ordnern angesteuert werden. Vorteil: Wird diese Referenz in einem der Ordner bearbeitet (geändert), so ist sie danach in allen Ordnern korrigiert.
Um eine Referenz aus einem Ordner in einen anderen zu verschieben öffnen Sie diese Referenz rechts über das Icon [Bearbeiten]:
- Im Bearbeitungsfenster klicken Sie neben dem Ordner, aus dem Sie die Referenz entfernen möchten, auf das Icon [Aus Ordner entfernen].
- Wählen Sie unter der Option „Zu Ordnern hinzufügen“ den Zielordner, in den Sie diese Referenz verschieben möchten.
- Klicken Sie anschließend auf den Button [Referenz speichern].
Zitate aus Ordnern entfernen
Möchten Sie Referenzen in einem Ordner ablegen, markieren Sie diese und wählen Sie über das Icon [Ablegen in] den gewünschten Zielordner.
- Zum Entfernen von Referenzen aus einem bestimmten Ordner gehen Sie zu diesem Ordner (Menü „Ansicht / Ordner anzeigen“).
- Markieren Sie Referenzen, die Sie entfernen möchten, und wählen Sie das Icon „Aus Ordner entfernen“.
Diese Referenzen bleiben weiterhin in Ihrer Datenbank (z.B. in einem anderen Ordner).
Deskriptoren zu den Zitaten ergänzen
- Wählen Sie den Ordner, in dem Sie arbeiten wollen. Markieren Sie ggf. Referenzen, die Sie bearbeiten möchten.
- Klicken Sie auf das Icon [Globale Bearbeitung].
- Wählen Sie unter "Zu bearbeitende Referenzen", ob die Änderungen bei allen oder nur bei markierten Zitaten wirksam werden sollen.
- Unter der Option "Hinzufügen" wählen Sie das Feld "Deskriptoren".
- Tragen Sie in die leere Zeile Ihre Deskriptoren ein.
- Wählen Sie, ob Sie die bereits in diesem Feld vorhandenen Daten überschreiben wollen oder den Text hinzufügen wollen.
- Klicken Sie auf den Button [Daten hinzufügen] und anschließend auf [OK].
Suchen in RefWorks
Über die Schnellsuchzeile oben rechts können Sie Ihre gesamte RefWorks-Datenbank durchsuchen.
Im Navigationsmenü "Suchen/Erweitert" besteht die Möglichkeit in bestimmten Suchfeldern und Ordnern zu suchen:
- Wählen Sie das Feld, das Sie durchsuchen möchten. Fügen Sie ggf. über das "Plus"-Zeichen weitere Suchfelder hinzu.
- Geben Sie Ihre Suchbegriffe ein.
- Unter "Zu durchsuchende Referenzen" wählen Sie, ob Sie die gesamte Datenbank (alle Referenzen) oder ausgewählte Ordner durchsuchen möchten.
- Bei Bedarf können Sie Ihre Suchstrategie für spätere Suchanfragen speichern.
- Klicken Sie auf den Button [Suchen].
Sie können in Ihren RefWorks-Ordnern nach Autorennamen, Zeitschriftentiteln und Deskriptoren suchen.
- Zum Beispiel: Wählen Sie im Hauptmenü "Suchen/Nach Zeitschrift".
- Scrollen Sie durch die Liste der Zeitschriftentitel und wählen die Zeitschrift aus, die Sie interessiert.
- Sie bekommen alle Zitate angezeigt, die mit diesem Zeitschriftentitel verbunden sind.
Globales Editieren ausführen
Die Funktion „Globale Bearbeitung“ bietet Ihnen vier Optionen zur gleichzeitigen Bearbeitung mehrerer Referenzen:
Hinzufügen - beliebig viele Daten in ein ausgewähltes Feld hinzufügen
Verschieben - den Inhalt eines Feldes in ein anderes Feld verschieben
Löschen - Feldinhalte in mehreren Referenzen gleichzeitig löschen
Ersetzen - suchen und ersetzen der Inhalte innerhalb eines Feldes oder eines Datensatzes
- Wählen Sie den Ordner, in dem Sie arbeiten wollen. Markieren Sie ggf. Referenzen, die Sie bearbeiten möchten.
- Klicken Sie auf das Icon [Globale Bearbeitung].
- Wählen Sie unter "Zu bearbeitende Referenzen", ob die Änderungen bei allen oder nur bei markierten Zitaten wirksam werden sollen.
- Klicken Sie die gewünschte Bearbeitungsoption an, z.B. "Verschieben" und nehmen Sie Ihre Einstellungen vor.
- Klicken Sie auf den Button [Daten verschieben] und anschließend auf [OK].
D. Übernahme der Literaturzitate in Ihren Text
Erstellen einer "Stand-alone"-Bibliographie
- Markieren Sie die gewünschten Referenzen.
- Klicken Sie auf den Button [Bibliografie erstellen].
Hinweis: Zum Erstellen einer "Stand-alone"-Bibliographie mit einem Ausgabestil vom Typ "Nur Fußnoten / Notes only" (z.B. Brink, Political Science u.a.) verwenden Sie die Druckfunktion. - Wählen Sie einen "Ausgabestil", z.B. Harvard, Standop-Meyer, MLA (die ULB stellt eine Auswahl häufig verwendeter Zitierformate zur Verfügung; vollständige Liste der Ausgabestile finden Sie im Ausgabestil-Manager).
- Stellen Sie den gewünschten Dateityp ein, z.B. "Word für Windows (2000 oder neuere Version)".
- Klicken Sie auf [Bibliografie erstellen].
Zitieren mit RefWorks (One Line/Cite View)
Diese Funktion unterstüzt alle Textverarbeitungsprogramme, die RTF-Format erzeugen können (Microsoft Word, Ami-Pro, FrameMaker, OpenOffice, StarOffice, Word Perfect). In Microsoft Word-Dokumenten können Sie auch mit Write-N-Cite zitieren.
- Öffnen Sie Ihr Textdokument und beginnen Sie mit der Texteingabe.
- Wenn Sie an einer Stelle im Text ein Zitat einfügen möchten, öffnen Sie RefWorks und loggen sich ein.
- Sie können die Zitieransicht „One line/Cite View“ einstellen oder direkt aus der Standard- oder Vollansicht heraus zitieren.
- Rechts neben der Referenz, die Sie im Text zitieren möchten, klicken Sie auf das Zitieren-Icon {}. Im Popup-Fenster öffnet sich der Citation Viewer mit einem Zitatplatzhalter.
- Markieren Sie den Zitatplatzhalter mit dem Button [Auswählen] und kopieren Sie ihn in die Zwischenablage (Strg+C).
- In Ihrem Textdokument fügen Sie den Zitatplatzhalter an der gewünschten Stelle ein (Strg+V).
- Fahren Sie mit der Texterfassung fort und wiederholen Sie den Vorgang mit weiteren Zitaten.
- Sichern Sie Ihr Dokument. Es ist Ihr Hauptdokument, in dem nur Zitatplatzhalter eingefügt werden. In den Schritten 9-12 wird aus diesem Dokument die endgültige (formatierte) Version mit einem Literaturverzeichnis erstellt.
- Um die Zitatplatzhalter zu formatieren und das Literaturverzeichnis zu erzeugen gehen Sie zurück zu RefWorks und dort zum Hauptmenü "Bibliografie / Format Document".
- Wählen Sie einen Ausgabestil.
- Über den Link „Select a file“ rufen Sie Ihr zuvor gespeichertes Dokument auf.
- RefWorks beginnt automatisch mit der Formatierung und erstellt ein zweites Dokument mit formatierten Verweisen im Text und einem Literaturverzeichnis am Ende des Dokuments. Der Dateiname beginnt mit "Final-".
- Weitere Zitatplatzhalter fügen Sie bitte immer im Hauptdokument ein, nie im Final-Dokument.
Zitieren mit Write-N-Cite (für MS Word)
Write-N-Cite ist verfügbar für Microsoft Word (Windows und Mac).
Installationsanleitungen
Hilfestellung beim Zitieren mit Write-N-Cite bieten Ihnen unsere Anleitungen:
Zitieren mit Write-N-Cite 4 (Anleitung für Windows, PDF)
Zitieren mit Write-N-Cite III (Anleitung für Windows, PDF)
Für alle anderen Textverarbeitungsprogramme sollte die One Line/Cite View-Option verwendet werden.
E. Datensicherung und Export
Export aller Zitate
Nutzen Sie diese Funktion, um eine Kopie aller Ihrer RefWorks-Zitate auf Ihrem Rechner zu sichern oder um sie in ein anderes Literaturverwaltungsprogramm wie EndNote oder ProCite zu importieren.
- Wählen Sie im Hauptmenü "Referenzen" und dann "Exportieren".
- Wählen Sie, ob alle Referenzen, Referenzen aus dem Ordner "Meine Liste" oder aus einem anderen Ihrer Ordner exportiert werden sollen.
- Wählen Sie "Bibliographic Software" als Exportformat.
- Klicken Sie auf [Exportieren].
- Die Exportdatei enthält Ihre Zitate im Format RIS. Speichern Sie diese Datei lokal auf Ihrem Rechner. Anschließend können Sie die Datei in ein anderes Literaturverwaltungsprogramm importieren.
Tipp: Um Referenzen von einem RefWorks-Konto in ein anderes zu exportieren, wählen Sie als Exportformat "RefWorks Tagget Format".
Daten sichern/wiederherstellen (Backup/Restore)
Mit der Funktion "Sichern und Wiederherstellen" im Menü "Tools" können Sie eine Sicherungsdatei Ihrer RefWorks-Daten auf Ihrem eigenen Rechner speichern.
Mit der Option "Sichern" können je nach Einstellung folgende Daten gesichert werden:
- alle Referenzen (inkl. Referenz-ID und Ordner),
- Dateianhänge,
- eigene Ausgabestile und
- RSS Feeds.
Ordner, die keine Referenzen enthalten, werden nicht gesichert. Möchten Sie leere Ordner in die Sicherungsdatei übernehmen, so fügen Sie vor der Sicherung in den jeweiligen Ordner eine Referenz ein (diese können Sie nach dem Wiederherstellen wieder entfernen).
Die Sicherungsdatei können Sie allerdings nicht außerhalb von RefWorks öffnen.
Bei Bedarf verwenden Sie die Option "Wiederherstellen" um die gesicherten Daten wieder in Ihre RefWorks-Datenbank hochzuladen.
Wichtiger Hinweis: Alle Referenzen, die sich zum Zeitpunkt der Wiederherstellung in Ihrem Konto befinden, werden überschrieben und können nicht mehr wiederhergestellt werden. Wenn Sie vorhandene Referenzen erhalten möchten, empfehlen wir, diese zuerst im "RefWorks Tagged Format" zu exportieren und nach der Wiederherstellung der Sicherungsdatei wieder zu importieren.
