3. Datenverarbeitung für das Bibliotheksmanagementsystem und KatalogPlus
Die allgemeinen Regelungen entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung der Universität Münster.
Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit es für die Erbringung der Dienstleistungen notwendig ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Wenn Sie Dienstleistungen der Bibliothek nutzen wollen, ist in der Regel eine Anmeldung zur Bibliotheksbenutzung erforderlich, im Rahmen derer wir personenbezogene Daten verarbeiten.
a) Umfang der Datenverarbeitung
Das Bibliotheksmanagementsystem der ULB ist die zentrale Verwaltungssoftware, mit der die Abläufe in der Bibliothek bearbeitet werden. Dazu gehören u.a. die Recherche im Medienbestand der ULB sowie die Verwaltung der Daten der Bibliotheksnutzenden im Rahmen der Medienausleihe.
Die Recherche nach Medien und der nutzerseitige Zugang zu den damit verbundenen Ausleihservices erfolgen über den KatalogPlus, der Nutzeroberfläche des Bibliotheksmanagementsystems. Die Recherche in KatalogPlus ist ohne Anmeldung möglich. Die Nutzung von weitergehenden Services insbesondere im Rahmen der Medienausleihe erfordert eine Anmeldung zur Bibliotheksbenutzung. Als angemeldete/r Nutzer*in können Sie Bücher, Zeitschriften oder andere Medien ausleihen, verlängern und bestellen sowie die Fernleihe nutzen. Zudem können Sie gefundene Titel und Suchanfragen in KatalogPlus abspeichern, um sie künftig wieder aufzurufen.
Durch die Nutzung des KatalogPlus zur Recherche im Bestand der ULB entstehen folgende Daten, die im System verarbeitet und gespeichert werden:
- Eingegebene Suchbegriffe und verwendete Suchfelder
- Historie des Suchverlaufs
- Merkliste mit aus der Trefferliste der Suchergebnisse gemerkten Titeln, falls genutzt.
Mit der Anmeldung zur Bibliotheksbenutzung werden folgende Daten verarbeitet:
- Persönliche Daten: Titel, Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht, Privatanschrift, E-Mail-Adresse(n), Uni-Kennung, Matrikelnummer (falls vorhanden), Dienstanschrift (falls vorhanden), Benutzernummer, Benutzergruppe
- Ausleihen: Ausgeliehene Medien, bestellte Medien, zurückgegebene Medien, offene Gebühren, bezahlte Gebühren
- Verwaltungsdaten: Datum der Erstanmeldung, Datum der letzten Ausleihaktivität, Datum und Grund einer evtl. Kontosperre, evtl. Befristung des Ausweises, Notizbucheinträge
b) Zwecke der Datenverarbeitung
Zweck der Verarbeitung der Recherchedaten aus dem KatalogPlus ist es, die durch die Nutzenden gewünschten Suchanfragen auszuführen sowie die Nutzung des Katalogs zu vereinfachen.
Zweck der Datenverarbeitung im Rahmen der Anmeldung zur Bibliotheksbenutzung ist die Organisation des Ausleihbetriebes sowie die Kommunikation mit den Nutzenden bei der Ausleihe, Rückgabe und Bereitstellung bestellter Medien, bei der Überschreitung von Ausleihfristen oder bei Rückfragen. Weiterhin ist die Verarbeitung zur Mahnung von Gebühren etwa bei Überschreitung von Ausleihfristen sowie zur Durchsetzung von Forderungen bei Verlust oder Beschädigung von Medien erforderlich. Ausleihdaten dienen in anonymisierter Form zur Erstellung interner Statistiken für das Bestandsmanagement, insbesondere für Erwerbungen, Aussonderungen und Umstellungen.
c) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung der Daten ist die Einwilligung des Nutzers/der Nutzerin nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, insbesondere die Anerkennung der Benutzungsordnung der Hochschulbibliothek der Universität Münster. Der Benutzer/Die Benutzerin hat mit der Anmeldung zur Bibliotheksnutzung in die Erhebung und Verarbeitung seiner Daten eingewilligt.
d) Weitere Empfänger*innen Ihrer personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden an folgende Empfänger*innen innerhalb bzw. außerhalb der Universität Münster weitergegeben:
Empfänger*innen innerhalb der Universität Münster:
Für die Abrechnung von Gebühren, die längere Zeit (ca. 3 Monate) offen sind, werden Benutzernummer, Titel, Vor- und Nachname, Privatanschrift sowie die betroffenen Gebührentatbestände an die Universitätskasse der Universität Münster weitergegeben.
Empfänger*innen außerhalb der Universität Münster:
Für nutzerseitig beauftragte Fernleihbestellungen werden Titel, Vor- und Nachname, Benutzergruppe, E-Mail-Adresse, Uni-Kennung sowie die Metadaten der bestellten Medien an das Hochschulbibliothekszentrum des Landes Nordrhein-Westfalen (hbz), Jülicher Str. 6, 50674 Köln, weitergegeben.
Im Falle der Datenverarbeitung durch Externe (insbesondere im Rahmen des technischen Supports) wurde seitens der Universität Münster ein entsprechender Vertrag über die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.
e) Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Recherche in KatalogPlus: Die Historie des Suchverlaufs sowie die Merkliste werden gelöscht, wenn Sie die Sitzung beenden und den Browser schließen. Eine dauerhafte Speicherung über die Sitzung hinaus erfolgt nur dann, wenn Sie sich mit Ihrer persönlichen Benutzerkennung im KatalogPlus angemeldet haben. In diesem Fall sind die Daten in Ihrem Benutzerprofil gespeichert und können von Ihnen persönlich jederzeit gelöscht werden.
Anmeldung zur Bibliotheksbenutzung: Ihre oben genannten personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie sie für die oben genannten Zwecke benötigt werden. Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, werden die Daten innerhalb weniger Tage gelöscht.
Zahlungsbegründende Daten (Gebühren, Forderungen und die sie begründenden Benutzungsvorgänge) müssen aufgrund anderer rechtlicher Bestimmungen für 10 Jahre aufgehoben werden.
Davon unberührte personenbezogene Daten zu Ausleihen, Vormerkungen, Fernleihen und vom Benutzer/von der Benutzerin initiierten Bestellungen werden nach 180 Tagen soweit anonymisiert, dass kein Personenbezug mehr besteht.
Benutzer- und Kontaktdaten werden wie folgt gelöscht, sofern keine Forderungen (Ausleihen oder Gebühren) seitens der Bibliothek mehr offen sind:
- Studierende der Universität Münster: 6 Monate nach Exmatrikulation
- Wissenschaftler*innen der Universität Münster: 6 Monate nach dem Ausscheiden aus der Universität Münster
- befristete Benutzerkonten: 6 Monate nach Ablauf der Befristung
- sonstige Konten: 3 Jahre nach der letzten Ausleihaktivität
