#Tipps&Tricks: Farbmarkierungen für E‑Mails – „Alles so schön bunt hier!“

Es gibt neben Stan­dard-Pro­gram­men wie Office oder den üblichen Browsern ja zig Tools, die einem den Arbeit­sall­t­ag erle­ichtern kön­nen.
Man ent­deckt solche Pro­gramme oft „um drei Eck­en“, und manch­mal merkt man erst, wie häu­fig man sie ver­wen­det, wenn man sie auf einem neu ein­gerichteten Gerät noch nicht instal­liert hat oder auf einem „Dienst-Rech­n­er“ ver­misst. Und oft nutzt man sie schon so lange und selb­stver­ständlich, dass man gar nicht auf die Idee kommt, dass Kolleg:innen sie vielle­icht gar nicht ken­nen kön­nten.
Wir möcht­en hier im Fach­Blog in los­er Rei­hen­folge einige Tools vorstellen, die wir als Fachreferent:innen in der ULB Mün­ster nutzen – und die vielle­icht auch für Sie „im Lehr- und Forschungsall­t­ag“ inter­es­sant sein kön­nen.
Wenn Sie Tipps für weit­ere Tools haben, freuen wir uns über Ihre Nachricht!

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Meis­tens tum­meln sich im Postein­gang ja Mails in unter­schiedlichen „Phasen“: Sie müssen noch bear­beit­et wer­den, sie gehören zu ein­er Auf­gabe, deren Bear­beitung man schon ange­fan­gen hat, aber jet­zt erst­mal z.B. auf Rück­mel­dung von Kolleg:innen wartet, um weit­er­ma­chen zu kön­nen, sie sind ein Newslet­ter, dessen Lek­türe nicht eilig ist, oder aber sie sind ganz fürchter­lich wichtig und müssen auf jeden Fall noch diese Woche – oder gar noch heute! – bear­beit­et wer­den. 

Eine Möglichkeit, um für einen über­sichtlichen Postein­gang zu sor­gen, sind Unterord­ner im Post­fach, in denen man z.B. „wartende“ oder „lesen, wenn mal Zeit ist“-Mails „parken“ kann.
Aber es gibt auch Leute [wie z.B. die Autorin dieses Posts :)], die lieber alles, was noch irgend­wie aktuell ist, immer im Blick haben und Unterord­ner nur für die dauer­hafte Ablage nutzen.

Um schnell sehen zu kön­nen, um was man sich noch küm­mern und worüber man momen­tan nicht nach­denken muss, kann man far­bige Markierun­gen in der Postein­gangs-Mail-Liste nutzen: Zum Beispiel schwarz = zu tun, grau = wartet, rot = wichtig/eilig.

Man kann das in Out­look über die Kat­e­gorien steuern, denen man E‑Mails (und auch Ter­mine und Kon­tak­te) zuord­nen kann.
(In anderen E‑Mail-Pro­gram­men geht das ver­mut­lich auch; Tipps dazu gerne per Kom­men­tar!)
Und das geht so:

1. Man legt sich eine oder mehrere Sortier-Kategorie(n) an.

• Im Menüband bei „Kat­e­gorien“ auf den kleinen Pfeil rechts am But­ton und dann unten auf „Alle Kat­e­gorien…“ klick­en.
• Dann „Neu…“, einen sprechen­den Namen vergeben und eine Farbe auswählen. (Die hier aus­gewählte Farbe wird bei Ter­mi­nen und Kon­tak­ten angezeigt, die man der Kat­e­gorie zuord­net.)
• Menüs schließen.

2. Dann stellt man ein, wie Mails in dieser Kat­e­gorie im Postein­gang angezeigt wer­den sollen.

• Über „Ansicht“ › „Ansicht­se­in­stel­lun­gen“ zu „Bed­ingte For­matierung“.
• Über „Hinzufü­gen“ legt man eine neue Regel an: Einen „sprechen­den“ Namen vergeben (z.B. den gle­ichen wie für die Kat­e­gorie, für die sie gel­ten soll),
• dann unter „Bedin­gung“ › „weit­ere Optio­nen“ › „Kat­e­gorien“ die gewün­schte Kat­e­gorie auswählen (im Beispiel heißt sie „wichtig“) und mit OK bestäti­gen.
• Dann auf „Schrif­tart“ klick­en, unten links eine passende Farbe auswählen, mit OK bestäti­gen und mit zwei weit­eren OKs die Menüs schließen.

3. Nun kann man E‑Mails „textmark­ern“:
Recht­sklick auf eine Mail › „Kat­e­gorisieren“ › gewün­schte Kat­e­gorie auswählen – tadaaa: Die Schrift müsste nun die gewün­schte Farbe haben. 

Man kann dann bes­timmte E‑Mails wie z.B. Newslet­ter auch automa­tisch kat­e­gorisieren lassen und muss dann das „Textmark­ern“ nicht mehr manuell machen; siehe z.B. hier.